Organizzare un evento musicale, in un locale o a casa tua: i passi da seguire

Mettere insieme un evento musicale richiede un minimo di conoscenza della scena musicale locale oppure di una particolare scena musicale che ti appassioni e appassioni i tuoi amici o i tuoi clienti. Spesso, un locale ha un target di clientela bene definito, e conoscerne i gusti non è difficile.

È ovvio che un evento musicale non si può organizzare da soli: l’ideale sarebbe riunire collaboratori e amici del locale e capire quanto tempo ciascuno potrebbe dedicare all’organizzazione, affidando compiti ben precisi da elencare in una scaletta che definisca anche i tempi.

Organizzare un evento musicale: perché?

Naturalmente puoi organizzare un evento musicale semplicemente perché hai voglia, e tempo per farlo. Perché i tuoi clienti te lo chiedono, perché c’è un particolare artista che vorresti far conoscere.

Le motivazioni sono molte ma poiché organizzare un evento musicale è impegnativo, la prima cosa da tener presente è la mission, cioè la ragione per cui un evento musicale può essere importante per te o per il tuo pubblico.

Se hai un locale, non sarà un’idea balzana, che ti è venuta a caso: probabilmente avrai analizzato la concorrenza e, dati alla mano, avrai verificato che gli eventi musicali rendono.

Spesso, infatti, l’evento musicale è gratuito ma richiama un grande pubblico, il che significa maggiori incassi per il tuo core busieness. Ricorda però che dovrai organizzarti per avere più personale, per evitare code interminabili al bar, e un servizio d’ordine/sicurezza (specialmente se l’artista o il gruppo è noto, almeno a livello locale).

Tutte cose che vanno programmate e inserite in scaletta.

Evento musicale: scegli l’artista

Una volta scelto l’artista e averlo contattato devi sapere:

  • se suona da solo o con una band
  • che attrezzatura ha, se ha un suo impianto di amplificazione completo
  • se non lo ha, contattare un service musicale e verificare i prezzi di noleggio, trasporto e installazione
  • che tipo di luci saranno necessarie
  • se l’artista suona solo su un palco o anche a terra, in mezzo al pubblico
  • se il tuo locale può coprire il fabbisogno energetico
  • contattare la Siae

Una buona idea sarebbe programmare l’evento musicale in concomitanza con la presentazione o promozione di un nuovo prodotto del tuo core business ma anche, se hai i contatti giusti, per presentare un libro sulla musica, o anche il nuovo disco della band.

Creare più punti d’interesse attrae più pubblico, sicuramente segmenti di pubblico con i quali non sei ancora entrato in contatto.

Anche mescolare l’evento musicale con installazioni, light design, mostre di quadri a tema si tradurrà in una folla di fan che seguono divere forme d’arte e artisti, il che amplierà ancora una volta il tuo target.

Evento musicale: quanto costa?

Dipende. Ci sono agenzie che organizzano concerti privati di artisti emergenti che si esibiscono o con un cachet predefinito, comunque abbastanza basso, oppure che richiedono al pubblico una donazione per aiutare l’artista nella sua carriera.

In questo caso, però, l’evento deve essere privato, cioè aperto solo agli invitati.

I cachet degli artisti di medio calibro vanno dai 400 euro da soli in acustico a oltre 2.000 per le band. Parliamo sempre di artisti emergenti.

Fai bene il conto di quanto potresti ricavarne in termini di vendita di prodotti del tuo core business.

Evento musicale: le dolenti note

Una volta predisposto il personale del bar, il personale all’ingresso e qualcuno che sia in grado di dare una mano in caso di problemi elettrici, o anche a scaricare, montare e smontare gli strumenti, come staff dovresti essere a posto.

Solo alcune note a margine, che ti sembreranno un po’ banali ma sono indispensabili.

Assicurati di avere dei servizi igienici efficienti, ma efficienti davvero. La gente tende ad essere trascurata, in casa d’altri, e la situazione potrebbe farsi molto rapidamente sgradevole. Se hai un locale, conosci perfettamente il problema.

Assicurati che i materiali impiegati in bicchieri, piatti e posate siano riciclabili, per evitare gli inevitabili commenti sui social.

Se te lo puoi permettere, prepara un piccolo gadget, anche minimo, come una spilletta, per ricordare l’evento.

Predisponi un luogo riservato per l’artista, con un frigo e, se possibile, un bagno personale: non è carino vedere l’artista uscire dal bagno allacciandosi i calzoni, abbassa il groove.

Non ultra-affollare il locale, fai una previsione e annuncia che non saranno fatte entrare più di tot. persone: indispensabile perché la gente si senta a proprio agio e sicura.

Evento musicale: la promozione

È ora di mettere in campo tutta la creatività tua e dei tuoi amici oppure, se sei un locale, della tua digital agency: Facebook e Instagram sono indispensabili.

Calendario promozione Facebook:

  • creare pagina evento su facebook almeno un mese prima
  • pubblicare sulla pagina dell’evento circa due volte alla settimana un video di altri concerti dell’artista o anche una sua canzone. Un video di trenta secondo funziona meglio di qualsiasi parola e mostra il talento e la carica dell’artista e l’atmosfera fra il pubblico.
  • a ridosso dell’evento, pubblicare post informativi sugli orari, possibilità di parcheggio, eccetera.

Quanto a Instagram, come richiesto dal mezzo, basarsi soprattutto su materiale fotografico d’effetto, e postare con meno frequenza.

Filmare il concerto, almeno in parte, e postarlo sulla pagina del locale nei giorni successivi all’evento, chiedendo al pubblico di condividere foto, video e impressioni, moltiplicherà la notorietà del tuo evento anche dopo che l’ultima nota è stata suonata.